Mit einer Pressemeldung informieren Sie Journalisten über wichtige Themen rund um Ihre Praxis oder Ihr Unternehmen. Damit ist sie ein sehr wichtiger Baustein ihrer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Da Redakteure täglich eine Vielzahl von solchen Mitteilungen erhalten, sollten Sie einige wichtige Regeln beachten, um die Chance zu erhöhen, dass Ihre Pressemeldung auch im entsprechenden Medium veröffentlicht wird. Wir zeigen Ihnen in sechs einfach nachzuvollziehenden Schritten, wie das gelingt.
Quelle: Andreea Florian
Schritt 1: Das Wichtigste gleich zu Anfang der Pressemeldung
Wenn Sie eine Pressemeldung verschicken, denken Sie an die Empfänger. Journalisten, die Ihre Meldung lesen, haben in der Regel wenig Zeit und entscheiden bereits nach wenigen Sekunden, ob das Thema für ihre Zielgruppe interessant ist. Die ersten beiden Sätze ihrer Pressemeldung sollten darum die entscheidenden W-Fragen beantworten:
Wer?
Was?
Wann?
Wo?
Wie?
Warum?
Generell gilt: Die wichtigsten News gehören nach vorne. Am Ende der Pressemitteilung stehen dann meist weiterführende Informationen zum Unternehmen / der Praxis.
Schritt 2: Aussagekräftige Überschriften – Die wichtigsten Informationen auf den ersten Blick
Wie bei jedem Artikel gilt auch hier: Nutzen Sie die Überschrift, um Ihre Kerninformation zu transportieren. Denn oft entscheidet schon der erste Blick auf die Überschrift, ob ein Redakteur überhaupt weiterliest. Darum sollte bereits aus der Überschrift klar werden, um welches Thema es geht und warum es sich lohnt, mehr darüber zu erfahren.
Nicht: Presseinformation der Praxis Musterarzt
Besser: Pressemeldung: Bessere Blutzuckerwerte ohne Spritzen
Schritt 3: Interesse wecken – So wird Ihre Pressmeldung gelesen
Versetzen Sie sich beim Schreiben Ihrer Pressemeldung in Ihr Gegenüber. Eine Pressemitteilung ist keine Anzeige. Hier geht es darum, den zuständigen Redakteur davon zu überzeugen, dass Ihr Thema für seine Leser / Zuschauer / Zuhörer interessant ist. Interesse können Sie wecken, indem Sie
… sich auf aktuelle Themen beziehen.
… einen Mehrwert bieten, etwa Informationen eines Experten.
… einen regionalen Bezug herstellen, wenn Sie Ihre Pressemeldung an lokale Zeitungen, einen regionalen Radio- oder Fernsehsender schicken.
… Sie beispielsweise eine Auszeichnung erhalten haben.
… es neue Studien- oder Forschungsergebnisse oder ein neues Produkt gibt.
Schritt 4: Kurz, knapp, verständlich – Dann wird Ihre Pressemeldung auch gelesen
Halten Sie die Sätze in Ihren Pressemeldungen kurz. Vermitteln Sie Ihre Kernaussagen verständlich. Verzichten Sie auf lange Schachtelsätze. Niemand möchte einen Satz mehrfach lesen und erst entschlüsseln müssen. Das gilt auch für Fachbegriffe und Abkürzungen. Sind diese unbedingt nötig, schreiben Sie Abkürzung einmal aus und erklären Sie Fachbegriffe kurz. Denken Sie auch hier an die Zielgruppe. Schicken Sie Ihre Pressemeldung an eine Fachzeitschrift müssen Sie natürlich weniger erklären als wenn Sie damit Laien erreichen möchten.
Tipp: Formulieren Sie aktiv.
Nicht: Die Patienten werden beraten.
Besser: Dr. XY berät die Patienten …
Schritt 5: Ansprechpartner / Experten anbieten – Kontakt über die Pressemeldung hinaus
Manchmal werden Pressemeldungen mehr oder weniger wörtlich übernommen. Sie können Ihre Pressemeldung aber zusätzlich dazu nutzen, sich als Experte anzubieten. Neben Ihren Kontaktdaten fügen Sie dafür am Ende zusätzlich einen Hinweis ein, dass Sie oder eine Person aus Ihrer Praxis / Ihrem Unternehmen gern als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Nennen Sie den Namen der Person, die Qualifikation und für welche Themen sie als Experte etwa für Interviews zur Verfügung steht. So verhilft Ihnen die Pressemitteilung vielleicht zu einem redaktionellen Beitrag, den Sie für Ihre Öffentlichkeitsarbeit nutzen können.
Schritt 6: Stellen Sie Bildmaterial zur Verfügung
Passende Bilder zu Ihrer Pressemeldung sind ein schöner Bonus. Hängen Sie diese aber nicht als Datei an eine E-Mail an. Das verstopft das E-Mail-Postfach des Empfängers oder kann sogar dafür sorgen, dass Ihre Nachricht direkt im Spam-Ordner landet. Geben Sie stattdessen liebe eine URL an, unter der passende Bilder zum Download bereitstehen. Am besten legen Sie dort Bilder mit hoher Auflösung für Print und mit niedrigerer Auflösung für Websites ab.
Medizinische Fachmagazine, klassische Frauenzeitschriften, überregionale Tageszeitungen und natürlich Online-Magazine und TV sind bekannte Medien. Daran denken wir auch oft als erstes, wenn es um Öffentlichkeitsarbeit geht. Eine breite Masse zu erreichen, ist für viele Unternehmen das Ziel. In vielen Fällen ist aber eine lokale oder regionale Öffentlichkeitsarbeit viel wirkungsvoller – und gar nicht so schwer umzusetzen, wie viele denken.
Lokale oder regionale Öffentlichkeitsarbeit bedeutet, dass Sie Ihre Pressemeldungen oder Artikel in Medien veröffentlichen, die in Ihrer Region erscheinen. Das sind oft Tageszeitungen des Landkreises oder der Stadt, Anzeigenblätter, regionale TV- und Radiosender oder Stadtmagazine. Damit erreichen Sie vor allem Menschen, die in Ihrer Nähe wohnen.
Regionale Öffentlichkeitsarbeit eignet sich vor allem für:
Unternehmen, die Kunden für sich gewinnen wollen.
Praxen, die Patienten auf sich aufmerksam machen wollen.
Betriebe, die Mitarbeiter suchen.
Menschen, die auf Missstände oder auch Besonderheiten ihrer Arbeit aufmerksam machen wollen.
Wenn man das Wort Öffentlichkeitsarbeit hört, verbinden damit viele Unternehmen große PR-Agenturen. Diese muss man beauftragen, um Konzepte zu schreiben und große Projekte umzusetzen. Das ist in vielen Fällen auch richtig. Kleinere Unternehmen und Praxen können aber auch selbst mit relativ wenig Aufwand etwas tun. Das gilt besonders für die regionale Öffentlichkeitsarbeit.
Schritt 1: Interessantes Thema überlegen
Um die Aufmerksamkeit von Redaktionen auf sich zu ziehen, brauchen Sie natürlich ein Thema, eine Neuigkeit. Beispiele:
Sie stellen ein besonderes Produkt her oder bieten eine Leistung an, die es in Ihrer Region sonst nicht oder nur selten gibt.
Ihr Unternehmen oder Ihre Praxis möchten eine Veranstaltung ausrichten, einen Tag der offenen Tür veranstalten, einen Vortrag oder Informationsabend anbieten.
Sie möchten auf Ihre besondere Situation aufmerksam machen, sich politisch engagieren – zum Beispiel auf Missstände in der Pflege, in Therapiepraxen oder bezüglich der Patientenversorgung hinweisen.
Ihr Unternehmen oder Ihre Praxis haben in der regionalen Presse einen Artikel gelesen, dessen Inhalt Sie voll und ganz zustimmen, der Sie betrifft oder über den Sie sich furchtbar aufgeregt haben. Dazu möchten Sie gerne Stellung nehmen.
Schritt 2: Thema für die regionale Öffentlichkeitsarbeit aufbereiten
Damit ein Thema für die regionale Presse interessant ist, müssen Sie es mit Inhalt füllen. Notieren Sie daher einige Stichpunkte, die Ihnen wichtig erscheinen. Sie können natürlich auch selbst eine Pressemeldung verfassen.
Schritt 3: Regionale Presse kontaktieren
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die Redakteure von Zeitungen und Co. zu kontaktieren. Langfristig können Sie so gute Beziehungen zu den Redaktionen aufbauen. Sie versorgen diese dann immer wieder mit Themen, die Ihnen wichtig sind. Das ist der Grundstein für eine erfolgreiche regionale Öffentlichkeitsarbeit.
Im ersten Schritt sollten Sie versuchen, herauszufinden, welches Ressort bzw. welcher Redakteur für Ihr Anliegen der richtige Ansprechpartner ist. Das gelingt über das Impressum des Mediums oder Sie rufen in der Redaktion einfach einmal an und fragen nach den Kontaktmöglichkeiten. Dann können Sie…
… Pressemeldungen oder E-Mails zu Ihrem Thema an die betreffenden Redakteure senden – denken Sie dabei daran, das Thema kurz zu erläutern.
… einen Leserbrief schreiben – per Mail oder Post.
… die Ansprechpartner direkt anrufen und das Thema persönlich vorschlagen.
Schritt 4: Der Presse zur Verfügung stehen
Sobald Sie den Kontakt hergestellt haben, sollte Sie natürlich für Presseanfragen zur Verfügung stehen. Ihre regionale Öffentlichkeitsarbeit ist nur dann erfolgreich, wenn Sie aktiv dabeibleiben. Gerade im regionalen Rahmen ist eine persönliche Note, ein Gesicht hinter der Geschichte für Redaktionen und am Ende natürlich auch die Leser bzw. Zuschauer besonders interessant. Daher kann es gut sein, dass ein Redakteur mit Ihnen ein Interview führen, Sie in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Praxis besuchen möchte oder weitere Informationen von Ihnen benötigt.
Fazit: Regionale Öffentlichkeitsarbeit oft erfolgreicher als gedacht
Scheuen Sie sich nicht, Redaktionen zu kontaktieren. Oft sind die Redakteure dankbar für neue Ideen oder spannende Themen. Denken Sie daran: Für die Redaktionen ist es auch nicht immer leicht, die Zeitungen und Sendungen mit Inhalten zu füllen – gerade dann nicht, wenn diese einen regionalen Bezug haben sollen. Daher können wir Ihnen nur raten: „Einfach mal machen“ – wagen Sie den Versuch und wer weiß, vielleicht entwickelt sich eine dauerhafte Zusammenarbeit mit einer Redaktion und Sie legen so den Grundstein für eine erfolgreiche regionale Öffentlichkeitsarbeit.
Wie regionale Öffentlichkeitsarbeit aussehen kann, können Sie hier am Beispiel einer Physiotherapeutin lesen. Sie hat es mit wenig Aufwand bis ins regionale Fernsehen geschafft.
Hand aufs Herz: Wer schreibt in seinem Alltag schon regelmäßig längere Texte, vor allem Website-Texte? Die wenigsten Menschen, wenn sie nicht unbedingt als Autoren oder Redakteure arbeiten. Doch auch Laien können ihre Website mit guten und suchmaschinenoptimierten Inhalten füllen. Das gilt für Privatpersonen genauso wie für Unternehmen. Dabei gibt es bestimmte Kriterien, die Sie beim Schreiben unbedingt beachten sollten:
1. Leser und Google lieben interessante Website-Texte
Vor ein paar Jahren hieß es noch, suchmaschinenoptimierte Website-Texte müssen eine Fülle von Keywords enthalten. Dieses Vorgehen gilt heute nicht mehr. Google und Co. ändern ihre Kriterien laufend. Nach welchen Kriterien die Suchmaschinen Texte aktuell bewerten, ist quasi ein Betriebsgeheimnis. Es gibt aber Menschen, die permanent daran forschen, um Google und Co. auf die Schliche zu kommen.
Momentan gilt Folgendes: Es gibt eine Software von Google, die Bot oder Crawler genannt wird. Diese liest Texte auf einer Website wie ein ganz normaler Leser und analysiert sie dann semantisch. Google erkennt also, ob Website-Texte gut geschrieben und interessant sind. Hat eine Seite keine oder kaum Texte, kann Google also nicht erfassen, worum es auf der Website geht.
Die Technik, mit der die Seite gebaut wurde, stellt die Grundlage einer guten Website dar. Die Texte sind dann das i-Tüpfelchen und besonders SEO-relevant. Ob eine Seite modern gestaltet und optisch ansprechend ist, kann Google hingegen nicht erkennen.
2. Website-Texte müssen eine optimale Länge haben und gut gegliedert sein
Was heißt das?
Website-Texte sollten eine Länge von 500 bis 750 Wörter bzw. 3.500 bis 5.000 Zeichen Dann bewertet Google sie als besonders gut.
Es gilt außerdem: ein Thema, eine Seite. Keywords spielen zwar nicht mehr die Rolle wie vor ein paar Jahren, aber sie sind noch immer wichtig. Je klarer die Themen auf einer Seite dargestellt werden, desto besser für die Suchmaschinenoptimierung. Gut eignet sich eine Überblicksseite, von der aus Sie dann auf die weiteren Unterseiten verlinken. Wenn Sie als Arzt beispielsweise über Ihre Schwerpunkte berichten möchten, schreiben Sie nicht alles auf eine Seite, sondern legen Sie lieber für unterschiedliche Diagnosen und Therapien Unterseiten an. Verlinken Sie dann die einzelnen Seiten untereinander.
Website-Texte sinnvoll gliedern. Das bedeutet, dass Sie keine ellenlangen Fleißtexte schreiben. Ist ein Gedankengang abgeschlossen, setzen Sie einen Absatz und versehen den nächsten mit einer Zwischenüberschrift. Diese enthält ebenfalls wichtige Keywords. Außerdem gilt: Alles, was den Textfluss unterbricht und den Artikel gliedert, ist gut: Aufzählungen, Kästen, Bilder und vieles mehr. Die Seite sollte für den Leser – und somit auch für Google – interessant gestaltet sein.
3. Für Dynamik auf der Seite sorgen
Ist die Website einmal erstellt, fassen viele Unternehmen diese über Monate oder gar Jahre nicht mehr an. Für die Suchmaschinenoptimierung ist das ein Fehler. Google braucht Bewegung, immer neue Inhalte – besonders neue Texte. Nun gibt es unzählige Möglichkeiten, diese bereitzustellen. Für einige ist es Alltag, mindestens einmal die Woche frische Inhalte zu veröffentlichen, andere behelfen sich mit einem Bereich „News“ oder „Aktuelles“. Wieder andere setzen auf einen eigenen Blog. Wie Sie Bewegung auf Ihre Seite bringen, ist nicht relevant. Wichtig ist nur, dass etwas passiert und dass die Website-Texte gut sind.
Schauen Sie sich ein wenig bei der Konkurrenz um. Lesen Sie die Texte auf deren Website einmal quer. Sie werden schnell merken, welche Ihnen gefallen und welche nicht. Sicher fällt Ihnen auch auf, welche von Profis verfasst wurden und hinter welchen vielleicht ein Laie steckt. Wenn Sie ein gewisses Händchen für das Schreiben haben und dies auch noch gerne machen, können Sie natürlich Ihre Website-Texte selbst verfassen. In der Regel gilt jedoch: Schuster, bleib bei deinen Leisten. Verdienen Sie mit Ihren Qualifikationen Ihr Geld und überlassen Sie das Texten Profis. Das gilt besonders für medizinische Artikel, bei denen auch die rechtlichen Aspekte bekannt und berücksichtigt werden sollten.
Engagieren Sie Freie Journalisten oder ein Redaktionsbüro. Das kostet natürlich Geld, dafür ist die Qualität der Texte in der Regel gesichert. Sie können natürlich auch selbst Texte verfassen und diese dann zur Überarbeitung an Freelancer schicken.
Tipp: Holen Sie sich ein Angebot für ein Textpaket, also einen Grundstock an Texten für Ihre Seite, ein. Dann haben Sie einen Überblick über die gesamten Kosten und Leistungen, die in dem Paket enthalten sind.
Wir haben zu Website-Texte und SEO bereits verschiedene Artikel veröffentlicht. Hier zwei Beispiele:
Glossar: Die wichtigsten Begriffe zu Website-Texten
SEO: Das ist die Abkürzung für „search engine optimization“. Auf Deutsch: Suchmaschinenoptimierung. Darunter fallen alle Maßnahmen, die Sie ergreifen sollten, damit Nutzer für bestimmte Suchbegriffe auf Ihre Website gelangen. Dazu sind unterschiedliche technische, inhaltliche und strategische Schritte nötig, bei denen Ihnen Web-Designer oder auch SEO-Experten helfen können.
Content: Dies ist der englische Begriff für Inhalt. Dabei geht es meist um Texte, die auf Ihrer Website erscheinen.
Duplicate Content: Das bedeutet „Doppelter Inhalt“, was Sie unbedingt vermeiden sollten. Kopieren Sie also niemals größere Textpassagen von einer auf die andere Seite. Jede Ihrer Unterseiten sollte Artikel enthalten, die nirgendwoanders auftauchen. Das gilt natürlich auch für Texte, die Sie auf fremden Websites finden. Veröffentlichen Sie diese einfach auf Ihrer Seite und geben sie als Ihre aus, verletzten Sie das Urheberrecht.
Keywords: Das sind im Grunde nichts anderes als Suchbegriffe, also die Schlagworte, die Nutzer bei Suchmaschinen wie Google eingeben, um an Informationen zu gelangen. Daher ist es wichtig, vor dem Schreiben die wichtigsten Keywords für jede Unterseite zu generieren. Auch diese Arbeit können Profis übernehmen.
Meta-Description: Dies ist eine kurze Zusammenfassung des Website-Textes, die nur im Quelltext der Unterseite auftaucht. Bestenfalls ist sie nicht länger als 156 Zeichen lang. Dieser Text erscheint nämlich in der Liste der Suchmaschinen unter dem Titel, sodass Nutzer sich schon einen ersten Eindruck vom Inhalt verschaffen können, bevor sie auf der Website sind.
Meta-Tags: Das sind Informationen, die im Seiten-Quelltext stehen. Sie sind also nicht auf der Website direkt sichtbar, sondern verstecken sich im Hintergrund. Meist kümmert sich Ihr Web-Designer darum, sie einzubauen.
Title-Tag: Der Title ist Teil des Seiten-Quelltextes. Er erscheint in der Liste der Suchmaschinen und sollte daher sowohl die wichtigsten Keywords als auch einen knackigen Überblick über den Inhalt liefern. Meist können Sie dafür die Überschrift des Textes verwenden, wenn diese maximal 55 Zeichen lang ist.
Quelle: Andreea Florian
